Menu

KSeF bez stresu: wdrożenie KSeF dla małych firm i biur rachunkowych

Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmie także najmniejsze firmy. Przygotujemy Cię zdalnie, zanim to nastąpi.

Ustawimy dostęp i uprawnienia, pomożemy wybrać program do faktur i skonfigurować odbiór faktur kosztowych dla księgowej. Dostaniesz też instrukcję krok po kroku.

Napisz, od czego zacząć → kontakt@basebook.pl

Z czym przychodzisz

  • Faktury od dostawców już teraz przychodzą przez KSeF. Obowiązek odbierania faktur w KSeF obowiązuje od 1.02.2026, także firmy, które same jeszcze mogą wystawiać faktury na papierze. Przypis 1
  • Twój okres przejściowy się kończy. Jeśli fakturami dokumentujesz do 10 000 zł brutto miesięcznie, możesz wystawiać faktury poza KSeF tylko do 31.12.2026. Od 1.01.2027 KSeF obowiązuje także Ciebie. Przypis 2
  • Faktury z kasy też przechodzą do KSeF. Do końca 2026 r. faktury z kasy rejestrującej (np. paragon z NIP do 450 zł) wystawiasz poza KSeF. Od 2027 r. faktura do sprzedaży z kasy dla firmy idzie przez KSeF. Przypis 3
  • Brak kar to nie brak obowiązku. Rząd przyjął 20.10.2026 projekt (druk sejmowy nr 3245), który przesuwa kary do końca 2027 r. To na razie projekt, a obowiązek stosowania KSeF zostaje bez zmian. Urząd ma reagować, gdy faktury są wystawiane poza systemem. Przypis 4
  • KSeF nie przypomni Ci o nowej fakturze. System nie wysyła powiadomień. Ktoś albo program musi regularnie sprawdzać, co przyszło. Przypis 5
  • KSeF nie sprawdzi konta kontrahenta. System nie weryfikuje białej listy VAT. Przypis 6 Jeśli za transakcję powyżej 15 000 zł, udokumentowaną fakturą od czynnego podatnika VAT, zapłacisz przelewem na rachunek spoza wykazu, nie wliczysz wydatku w koszty i odpowiadasz solidarnie za VAT dostawcy. Przed obu skutkami chroni ZAW-NR złożony w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu. Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności chroni przed odpowiedzialnością solidarną za VAT dostawcy. Przypis 7

Co dostajesz

  1. Dostęp i uprawnienia w KSeF. Logowanie (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, a w spółce ZAW-FA lub pieczęć) i nadanie uprawnień księgowej lub biuru rachunkowemu. Księgowa dostaje własne uprawnienia, więc nie musisz jej dawać swoich danych logowania. Przypis 8
  2. Program do faktur. Pomożemy wybrać między darmowymi narzędziami Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna, e-mikrofirma) Przypis 9 a programem płatnym i skonfigurujemy ten, który wybierzesz.
  3. Odbiór faktur kosztowych. Ustawimy, jak faktury z KSeF mają trafiać do księgowej lub do arkusza.
  4. Tryb offline na wypadek braku internetu. Pokażemy, jak wystawić fakturę offline24 i dosłać ją w terminie. Pomożemy też pobrać certyfikat KSeF, który jest do tego potrzebny. Przypis 10
  5. Checklista białej listy VAT. Kiedy sprawdzać rachunek, próg 15 000 zł i co zrobić, jeśli przelew już poszedł (ZAW-NR, 7 dni). Przypis 7
  6. Instrukcja PDF dla Ciebie i osób, które wystawiają faktury.

Dla firm, które płacą wiele faktur: zbudowaliśmy już automat, który pobiera faktury z KSeF, sprawdza rachunki dostawców na białej liście MF i przygotowuje paczkę przelewów Elixir-0 do banku (zobacz realizację). Taki proces wyceniamy indywidualnie. Od 1.01.2027, gdy jako czynny podatnik VAT płacisz przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT, w tytule trzeba podać numer KSeF faktury. Przypis 11

Cena

Wycena indywidualna, bezpłatna konsultacja.

Dotyczy to także automatyzacji wykraczających poza standardowe wdrożenie.

Jak to działa

  1. Rozmowa, 15 minut. Sprawdzamy, od kiedy obowiązuje Cię KSeF, jak dziś wystawiasz i odbierasz faktury i kto prowadzi Twoją księgowość.
  2. Sesja zdalna. Robimy razem: dostęp, uprawnienia, program, odbiór faktur kosztowych, test wystawienia faktury.
  3. Instrukcja i wsparcie. Dostajesz PDF z Twoją konfiguracją. Uprawnienia nadane nam na czas wdrożenia odbierasz na koniec, a my pokazujemy Ci, jak to zrobić.

Dostęp do danych: pracujemy wyłącznie na uprawnieniach, które nam nadasz, nigdy na Twoim loginie. Podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych.

Dla kogo

  • JDG i mikrofirmy, które jeszcze nie wystawiają faktur w KSeF, bo korzystają z limitu 10 000 zł miesięcznie. Przypis 2
  • Firmy wystawiające faktury z kasy rejestrującej, które od 2027 r. muszą przejść do KSeF. Przypis 3
  • Małe firmy z dużą liczbą faktur kosztowych, które chcą zautomatyzować pobieranie faktur, sprawdzanie białej listy i przelewy.

Dla biur rachunkowych

Wdrożenie KSeF u klientów zajmuje czas, którego biuro nie ma. Możemy je przejąć: zdalne wdrożenie u klienta, z instrukcją. Klient trafia do biura już skonfigurowany. Może nadać uprawnienie całemu biuru z opcją przekazania go pracownikom, więc nie trzeba nadawać go każdej osobie osobno. Przypis 12

Warunki współpracy z biurami: wycena indywidualna, bezpłatna konsultacja. Napisz do nas.

Nie dla Ciebie, jeśli wystawiasz faktury wyłącznie konsumentom. Takie faktury w KSeF są dobrowolne. Przypis 13

FAQ

Od kiedy muszę wystawiać faktury w KSeF?

Jeśli w 2024 r. sprzedaż Twojej firmy przekroczyła 200 mln zł (z VAT), od 1.02.2026. Pozostałe firmy od 1.04.2026. Jeśli fakturami dokumentujesz do 10 000 zł brutto miesięcznie, możesz wystawiać faktury poza KSeF do 31.12.2026. Po przekroczeniu limitu wystawiasz w KSeF fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie kolejne. Przypis 2 Przypis 14

Czy będą kary?

Według obecnych przepisów kary za błędy w KSeF obowiązują od 1.01.2027. 20.10.2026 rząd skierował do Sejmu projekt (druk nr 3245), który przesuwa je na 1.01.2028. Projekt musi jeszcze uchwalić Sejm i Senat, a podpisać Prezydent. Obowiązek korzystania z KSeF się nie zmienia. Przypis 4 Przypis 15

Czy muszę kupić program do faktur?

Nie. Ministerstwo Finansów udostępnia za darmo Aplikację Podatnika KSeF i Aplikację Mobilną KSeF. Z KSeF możesz też korzystać przez e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Przypis 9 Płatny program opłaca się, gdy faktur jest dużo albo chcesz, żeby trafiały automatycznie do księgowości.

Co jeśli nie mam internetu albo KSeF nie działa?

W trybie offline24 wystawiasz fakturę bez połączenia i dosyłasz ją najpóźniej następnego dnia roboczego. Gdy MF prowadzi prace serwisowe, termin mija następnego dnia roboczego po ich zakończeniu. W razie awarii ogłoszonej przez MF masz 7 dni roboczych od jej zakończenia (przy awarii całkowitej faktur się nie dosyła). Faktura offline przekazana nabywcy poza KSeF, zanim zostanie dosłana do systemu, musi mieć dwa kody QR, a do drugiego potrzebny jest wcześniej pobrany certyfikat KSeF. Przypis 10

Czy mogę dać księgowej swój login albo certyfikat?

Nie. Certyfikat KSeF osoby fizycznej jest osobisty. Księgowej lub biuru nadajesz osobne uprawnienia, np. do wystawiania faktur albo dostępu do faktur, w Aplikacji Podatnika lub w programie. Przypis 8 Przypis 12

Czym jest token i certyfikat KSeF?

To sposoby logowania, z których korzystają programy. Token działa bez dodatkowych podpisów, jeśli wygenerowała go osoba z uprawnieniami. Certyfikat KSeF jest ważny najwyżej 2 lata i jest potrzebny m.in. do faktur offline. Obie metody działają równolegle. Przypis 16 Według obecnego rozporządzenia tokeny działają do 31.12.2026. MF zapowiada, że zostaną bezterminowo, ale wymaga to zmiany rozporządzenia. Przypis 17

Czy KSeF sprawdzi, czy płacę na dobry rachunek?

Nie. KSeF nie sprawdza białej listy VAT Przypis 6 ani poprawności NIP nabywcy Przypis 18 . Rachunek dostawcy musisz sprawdzić sam albo zrobi to za Ciebie automat. Przypis 7

Zdążmy przed 1 stycznia 2027 r.

Napisz przez formularz albo na kontakt@basebook.pl. W krótkiej rozmowie ustalimy, od kiedy obowiązuje Cię KSeF i co dokładnie trzeba ustawić.

Napisz do nas → kontakt@basebook.pl

Informacje o KSeF według stanu na 21.10.2026 na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów, przepisów i druku sejmowego nr 3245. Strona nie jest doradztwem podatkowym.

Przypisy (źródła, sprawdzone 21.10.2026)

  1. https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/ oraz https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (MŚP, pyt. 1)
  2. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (pyt. 5, 17) oraz https://ksef.podatki.gov.pl/krok-po-kroku-jdg-i-msp/
  3. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (zakres, pyt. 2–3)
  4. https://www.gov.pl/web/finanse/rada-ministrow-za-odroczeniem-kar-za-bledy-w-ksef-i-przedluzeniem-odwrotnego-obciazenia-vat (komunikat MF z 20.10.2026) oraz druk sejmowy nr 3245: https://api.sejm.gov.pl/sejm/term10/prints/3245/3245.pdf (projekt wpłynął do Sejmu 20.10.2026, skierowany do I czytania; przebieg: https://api.sejm.gov.pl/sejm/term10/processes/3245; stan na 21.10.2026)
  5. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (pyt. 38, 40)
  6. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (pyt. 27)
  7. https://podatki.gov.pl/eurzad-skarbowy-zalatw-sprawy-podatkowe-online/konto-organizacji-w-eurzedzie-skarbowym/zawiadomienie-zaw-nr oraz Ordynacja podatkowa, art. 117ba § 1 i § 3 pkt 1, 2 i 4 (Dz.U. 2026 poz. 622): https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/622/text.pdf (próg 15 000 zł z art. 19 Prawa przedsiębiorców, ZAW-NR w 7 dni, mechanizm podzielonej płatności)
  8. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (uprawnienia, pyt. 2–6; certyfikaty, pyt. 8)
  9. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (pyt. 2, 35)
  10. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (tryby, pyt. 1–9; wystawianie, pyt. 3–4, 10) oraz ustawa o VAT, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1263/text.pdf (art. 106nda ust. 2 i 6, art. 106nf ust. 4, art. 106nh ust. 2, art. 106nha pkt 2)
  11. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (pyt. 43–44) oraz ustawa o VAT, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1263/text.pdf (art. 108g ust. 1 i 3)
  12. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (uprawnienia, pyt. 10; certyfikaty, pyt. 10)
  13. https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/
  14. https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/ oraz ustawa o VAT, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1263/text.pdf (art. 145l, art. 145m)
  15. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (pyt. 23) oraz https://www.gov.pl/web/kas/przedluzenie-odroczenia-kar-za-bledy-w-stosowaniu-ksef-do-konca-2027-r
  16. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (uprawnienia, pyt. 22, 29; certyfikaty, pyt. 1–3)
  17. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (uprawnienia, pyt. 39; ZAPOWIEDŹ) oraz rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815 ze zm. (Dz.U. 2026 poz. 169), § 13 ust. 1 pkt 1: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1815/text.pdf
  18. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (pyt. 21)